تبقى العلاقات الاجتماعية والإنسانية ومشاركة الآخرين بالآراء والمشاعر والأحاسيس نوع من أنواع الاتصال مع الآخرين، وأي خلل في العلاقات سوف يشوش الاتصال مع الآخرين، ولهذه الأسباب يعد الاتصال مدخلاً للمدير أو القائد على الآخرين، ويشمل الاتصال ثلاثة مواضيع أساسية وهي:
01 الإصغاء والكلام:
هما نشاطان يتطلبان سلوكاً بالغ التعقيد يستند إلى التجارب والخبرات الحياتية لكل شخص في عملية الاتصال.
* الإصغاء:
عند عملية الإصغاء على المدير أن يدرك ملامح الإصغاء وهي :
أ) التحيز في الإصغاء : على المصغي ألاّ يتحيز لفكرة أو رأي معين، بل عليه أن يصغي ولو كان الحديث لا يوافق آرائه.
ب) الإشارات المرئية: يقصد بها العبارات غير اللفظية وهي عبارة عن حركات الجسم والعينين واليدين، والتي يكون لها تأثير كبير على المتحدث والمصغي خصوصاً إذا ما روعي فيها الثقافات والعادات المختلفة .
ت) الأصوات والإشارات الصوتية : لا شك إلى أن الإصغاء إلى لغة المتحدث يعزز مهمة الكلام . إن نبرات الصوت وحالة الصوت ودرجة الصوت لها تأثير في المصغي من حيث فهم الكلام وقبوله.
الكلام:
يختلف الكلام حسب الحال والموقف وطبيعة المتحدث والسامع ولا يعد الكلام، أو المتكلم ناجحاً لأن نجاح الكلام يعتمد على التحضير والعرض للكلام ويمكن تقسيم أنماط الكلام على النحو التالي:
أ) تقسيم الكلام إلى نقاط أو موضوعات أو عناوين:
يعتمد المتحدث إلى تقسيم كلامه إلى عناوين رئيسة ثم يلي ذلك التفصيل مثل نشرات الأخبار، وميزة هذه الطريقة تؤدي إلى ربط المصغي وتهيئته للاستماع للحديث.
ب) العرض البطيء
وهنا يتم عرض المواضيع ببطء، ويتوقف المتحدث بعد كل موضوع للتعليق والمشاركة من المصغي، وهنا يتم قبول الأفكار وإدراكها بشكل أكبر، وكذلك يشير إلى قدرة المتكلم على إثارة واهتمام المستمع، وهنا يتطلب فنون الاتصال.
ج) الخلاصة أو التلخيص:
عند المحادثة على المتحدث أن يميل إلى تلخيص حديثه السابق للمصغي مما يعطي ثباتًا للمعلومات وتفهمًا أكبر لكلام المتحدث.
02 المهارات الاجتماعية:
يعتبر الكلام والإصغاء أساس الاتصال مع الآخرين، ولا شك أنه كلما كان الاتصال قوياً وفعالاً زاد ذلك من وصول المعلومات وفهمها؛ ولكي يكون الاتصال فعالاً لا بد من توافر ملامح له تسمى المهارات الاجتماعية وهي:    

     أ. أن يكون للاتصال هدف محدد     ب. أن يكون الاتصال متناسقا  
ج. أن يكون الاتصال ملائماً للظرف د. أن يخضع الاتصال للتحكم والتوجيه.
هـ. أن يكون الاتصال قابلاً للحفظ تعليمياً .
03 صنع الفهم والتفاهم:
إن مهام المدير أو القائد أن يوفر جواً مناسباً للحوار والنقاش والتشجيع عليه؛ لأن ذلك يؤدي إلى التفاهم المشترك ويعزز هدف الجميع لوجود هدف محدد للمجموعة في إطار من الاحترام والتقدير بين العاملين. لا ريب أن هذا الأسلوب يدل على شجاعة المدير والعكس صحيح.
إن إدارة النقاش كغيره من الفنون له مهاراته وتتلخص فيما يلي:
أ) توجيه النقاش : أي أمر تنعدم فيه الأهداف تنعدم نتائجه، والمهمة الأساسية للمدير هي تحديد هدف النقاش، وعلى المدير أن يشعر كل موظف أثناء النقاش أنه له الحق في الحديث مما يزيد الراحة والطمأنينة، وعلى المدير أن يحذر من سيطرة البعض على النقاش؛ لأن ذلك يصيب البقية بالإحباط ولذلك يجب على المدير أن يكون متيقظاً أثناء النقاش ليصل إلى هدف النقاش.
ب) التلخيص والاختصار في المناقشة:
على المدير أن يبقى ممسكاً بزمام النقاش؛ حتى لا يخرج عن موضوعه الأساس من النقاش، وهذا يتطلب من المدير تلخيص الأفكار الرئيسة للنقاش وتكرار ما نوقش واتفق عليه أثناء النقاش.
ث) التدخل في النقاش:
عندما يصل النقاش إلى طريق مسدود يتطلب ذلك حلاً فورياً من قبل المدير أو غيره؛ للتدخل في النقاش وإعادته إلى صيغته الأساسية بدلاً من تحوله إلى جدال، هذا التدخل يجب أن يكون فاعلاً في إيجاد تقارب بين وجهات النظر لا العكس .

المؤلف : Carol A.O’Connor
 الناشر : الدار العربية للعلوم