كيف تتحكم في الأشياء التي تستهلك الوقت?

يمثل العنصر البشري أهم عناصر الانتاج والجودة ولكن تبقى قضية النجاح في استثمار طاقات الانسان هي المفتاح الحقيقي لتحقيق الأهداف المطلوبة .

وتنظيم علاقة الأفراد بالوقت تأتي في مقدمة مهام الإدارة الواعية والباحثة عن تميز أداء العاملين فيها . ويحتاج ذلك إلى وضع نظم شاملة توضح المهام والوظائف والاتصالات بحيث يمكن التغلب على الفاقد من الوقت الناتج من المقاطعات الشخصية والاجتماعات واستخدام التليفونات والسعي من أجل الحصول على المعلومات اللازمة للأداء بدون معاناة أو عقبات .
وسوف نحاول في هذا الجزء مناقشة التفاصيل والعوامل التي يمكن أن تساعدنا في تقليل الفاقد من الوقت أو استثماره بالدرجة المناسبة طبقا لظروف البيئة المحيطة .
 
1-التحكم في المقاطعات الشخصية .
هل يمكن للمدير أو المشرف أن يتجاهل المفاجآت حوله ؟
وكيف يمكن أن يمنع العاملين معه من مقاطعته بصورة مستمرة تمنعه من الاستمرار والاسترسال في أداء عمله؟
هناك أنواع مختلفة المقاطعات التي تحدث منها الهام ومنها غير الهام ، ومقياس الأهمية هذا مستخدم بدرجة نسبية حيث أنه غالب الأمر يعتقد كل فرد أن ما يريد أن يتحدث فيه مع المدير أو المشرف أو المرؤوس هو الأكثر أهمية ويكون المقياس المعتمد لديه هو مقياسه الشخصي لقياس أهمية الموضوعات التي يفضل مناقشتها . ويحتاج ذلك إلى ضبط معايرة العاملين معه على مقياسه المستخدم بحيث يدركوا ترتيب درجات الأهمية لديه في تناول الموضوعات .
ويمكنك آداء ذلك من خلال إجاباتك أو إنفعالاتك المصطنعة عند عرض الموضوعات عليك ، ويمكنك في هذا الاتجاه استخدام تعبيرات الوجه والانفعالات ، وكذلك نبرات الصوت من حيث شدتها واستخدام الألفاظ المناسبة في التجاوب مع ما يعرض عليك .
ويمثل الاتصال البصري أقوى أنواع التغذية العكسية FEED BACK للتعبير عن رأيك فيما يعرض عليك .
ويعتقد البعض أن استخدام الرد المباشر مثل توجيه أو تأنيب العاملين على مقاطعتهم سوف يأتي بنتائج مباشرة ولكنه سوف يؤدي إلى تعقيد في العلاقات مما ينتج عنه تلاشي عملية المقاطعات نهائيا حتى لو كانت هناك أمور تستحق ذلك .
وسوف نحاول أن نساعدك في تقديم بعض المقترحات لكيفية التقليل من عملية مقاطعتك أثناء أدائك لعملك وإن كانت سوف يغلب عليها صفة العمومية إلا أنك تستطيع أن تعيد صياغتها وترتيبها في ضوء ظروف عملك وطبيعة العاملين معك .
 
2-كيف لا تؤثر المقاطعات الشخصية على آرائك ؟
أ-العزلة ...
        لا يوجد مدير أو شخص معين يحب العزلة أو البعد عن الآخرين ولكن بعض الناس يحتاجون إلى العزلة والسرية لإنجاز أعمالهم ولذلك عليهم اتباع الآتي :
 
*خصص جزءا" من وقتك للهدوء ...
 وأفضل الأوقات هي التي تصل فيها مبكرا في عملك وتطلب من مساعديك أو السكرتيرة عدم مقاطعتك في هذه الفترة وسوف تساعدك عزلتك هذه على انجاز العديد من الأعمال التي تأتي في مقدمة الموضوعات التي تفسدها المقاطعات .
*اجعل وقتك مخصصا للعاملين معك ...
إختر وقتا حسب ظروف وطبيعة عملك لمقابلة العاملين معك ومن الأفضل أن يكون هذا الوقت مبكرا أيضا مع بداية دخول العاملين لمكاتبهم أو أماكن عملهم حيث أنهم مع مرور الوقت تزداد صعوبة انتزاعهم من أعمالهم وكذلك حتى تعطيهم الفرصة لإدراج نتائج اللقاء أو الاجتماع في خطة عملهم اليومية ولا تطل في الاجتماعات الدورية أو المتكررة بل اجعل لها هدفا محددا وسهلا ولا تدرج في مناقشتها الموضوعات المعقدة والصعبة والتي تحتاج إلى وقت طويل للمناقشة .
       
*اختر المكان الهادئ عندما تحتاج للتفكير ..قد تستطيع السكرتيرة أن تقوم بدور الحارس ولكنك قد تحب أن تهرب إلى مكان آخر خاص مثل حجرة الاجتماعات أو قاعة التدريب غير المستخدمة للعمل فيها بحيث يمكن استدعاؤك منها في الحالات الحرجة .
 
*اجعل مواعيدك محددة البداية والنهاية ...
        لا تهتم بتحديد ميعاد البداية فقط ولكن اهتم أيضا بابلاغ زائريك بمدة اللقاء وعندما لا يتذكرون الميعاد اجعل سكرتيرتك أو أحد معاونيك يذكرونك بأن الزائر التالي قد حان موعده .
 
ب-استثمار الوقت ...
        سياسة الباب المفتوح شعار يرفعه الكثير من المديرين ويمثل كثير من أصحاب الزيارات العارضة أهمية للعمل ، وهذه السياسة تلقى القبول من البعض فالتواجد مع الناس يساعد المدير على متابعة ما يحدث بالمنشأة
ولكن هناك خطرا على ترتيب أولويات المدير عند تطبيق هذه السياسة نتيجة تسرب كثير من دقته يوميا وإذا أراد المدير أن يقيم توازنا بين حبه للقاء مع الآخرين ومع استثمار وقته فيجب عليه أن يقوم بالآتي :
 
*فوض مساعديك ...
        اجعل مساعديك أو الذين يعملون معك يعرفون حدود مسئولياتهم وواجباتهم وسلطاتهم وما يمكنهم أن يصلوا إليه في اتخاذ القرار وإذا لم تفعل ذلك فستجدهم دائما بجوارك أو تجد أصواتهم تشغل تليفونك حيث يرجعون إليك في كل صغيرة وكبيرة عليك أن تتخلص من هذا القلق الذي يعوقك عن أدائك الفعال أعطهم أكبر قدر من المسئولية والسلطة وبالتالي سيقومون بالمهام في حدود سلطاتهم بدلا من الرجوع إليك .
 
*مقابلة الناس في أماكن عملهم ...
        من الأفضل لك كي تتحكم في وقتك أن تقوم أنت بزيارة بعض الأشخاص عندما تشعر أن الموضوع مختصر ولا يحتاج إلى دعوتهم لزيارتك بصفة خاصة عندما يكونون من الأفراد الذين يستهلكون الكثير من الوقت عند زيارتك . إنك في مكتبك مقيد بالكثير من الأمور التي تجعل قدرتك على إنهاء الاجتماع أو اللقاء عملية غير بسيطة وبصفة خاصة إذا كان محدثك حساسا لهذه العملية ولكنك عندما تكون أنت في مكتبه فسوف تستطيع أن تنهض وتغادر المكان عندما تريد .
 
*تجول واستمع إليهم ...
        يريد العاملون أن يناقشون أو يستفسروا منك ويتبعون في ذلك قواعد البروتوكول اللازمة حتى يمكنهم الوصول إليك وعرض الأمر ومناقشته معك ، ولكنك إذا قمت بالتجول بينهم في فترات متباعدة ومنتظمة فسوف يمكنك الاستماع إليهم ومناقشتهم في زمن تحدده أنت وتقلل حاجاتهم إلى مقاطعتك الدائمة في مكتبك أثناء أدائك لعملك .
 
*الزائرون المزعجون والمتخصصون في إضاعة الوقت ...
        إنك تحتاج إلى "فلتر" لتنقية زائريك من أولئك الأشخاص المزعجين والمتخصصين في إضاعة وقتك والعاملون في مكتبك يمكنهم القيام بذلك ولا تخف من أن تشعر هؤلاء الأشخاص بأنك ترفض مقابلتهم أو أنك تتعمد تجاهلهم لأن هذا هو المطلوب أن يدركوه حتى يتيحوا الفرصة للآخرين لإستثمار وقتهم معك في نتائج مفيدة ومثمرة .
 
*كان واضحا منذ البداية ...
لا تجعل متحدثك يحاورك ويحاول أن يحصل منك على أشياء لا ترغبها ، أخبره أن هذا الموضوع ليس من اختصاصك أو حاول إنهاء المناقشة ، تعلم كيف تكتسب مهارة إنهاء الحديث أو تريد تغييره دون أن تؤذي مشاعرهم واستخدم الكلمات المناسبة .
 
3-كيف تدير الاجتماعات ...
        إنها مشكلة العديد من القيادات الادارية والتي تسبب العديد من المشكلات لهم في حياتهم الوظيفية ، فعندما تكون لديهم القدرة على إدارة الاجتماعات بنجاح فإن هذه القدرة تجلب أفكارا" إبداعية وخلاقة وتحل المشكلات وتقدم فرص الاتصال الفعال كذلك تجعل من يشارك فيها يشعر بالإنجاز والرضا وعندما تكون قدرتهم على إدارة الاجتماعات ضعيفة تكون الاجتماعات فاشلة وتسبب التعب والإحباط والنقد اللاذع لإهدار الوقت دون الحصول على نتائج مناسبة .
       
والقائمة التالية تساعدك على تقدير الوقت اللازم قضائه في الاجتماع
                الأسئلة
نعم     لا      هل أنت راغب في حضور هذا الاجتماع ؟
نعم     لا      هل يساعدك على تحقيق أهدافك ؟
نعم     لا      هل يمكن لشخص آخر أن يحل محلك في الاجتماع ؟
نعم     لا      هل تشعر أن المشاركين في الاجتماع يساهمون في تحقيق الهدف ؟
نعم     لا      إذا كان الحجم الأمثل للمشاركين في أي اجتماع من 5-7 فهل اجتماعك مناسب ؟
نعم     لا      هل هناك شخص يمثل أهمية للإجتماع ولم يدع إليه ؟
نعم     لا      هل هدف الاجتماع محدد بوضوح ؟
نعم     لا      هل هناك موضوعات هامة غير مدرجة في المناقشة ؟
نعم     لا      هل هناك وسيلة أفضل من الاجتماع لحسم هذه الأمور؟
نعم     لا      هل تعرف ماذا تريد بالضبط من هذا الاجتماع ؟
نعم     لا      ماذا سوف تفعل بهذا الوقت إذا لم تذهب للإجتماع ؟
 
وتستطيع أن تكتشف بسهولة مدى النجاح أو الفشل في إدارتك للإجتماع عندما يقترب الاجتماع من نهايته أو عند الانتهاء منه ، إنك في حاجة إلى أن تراجع نفسك قبل أي اجتماع حتى تحدد أهمية وتصورك لكيفية إدارتك له ، وتحدد الموضوعات المطلوب مناقشتها وتتوقع المشكلات والعقبات وتضع التصورات اللازمة لتجاوزها ، ويأتي تقدير الوقت اللازم لإدارة الاجتماع والوصول إلى النتائج المطلوب في مقدمة الأعمال المطلوب منك إنجازها .
والاجابة عن هذه الأسئلة تمثل خطوطا" إرشادية عريضة تقرر من خلالها كيفية التعامل مع أي اجتماع والوقت المناسب له .
 
4-التليفون ( و الفاكس ) ...
        يستخدم التليفون في الاتصالات الداخلية والخارجية لتسهيل أداء العمل ولكن سوء استخدام التليفون يجعله مبددا للوقت ، إنك تحتاج إلى اكتساب مهارات التخاطب والاستخدام للتليفون حتى تتجنب ما يستهلكه من وقتك .
أنت الذي تقوم بالاتصالات وأنت أيضا الذي توافق على قبول المكالمة أو الاعتذار عنها ...
-استخدم التليفون بدلا من السفر أو الانتقال لمسافات بعيدة إذا كان ذلك ممكنا" .
-استخدم التليفون للحصول على البيانات والمعلومات في وقت سريع .
-أرسل المعلومات أو البيانات التي تريد نشرها عن طريق التليفون للآخرين .
-رتب اجتماعاتك ولقاءاتك عن طريق التليفون أو اطلب التعديل أو التأجيل عن طريقه .
-أرسل التقارير أو المذكرات أو استقبلها عن طريق الفاكس .
-عندما تكون بعيدا عن مكتبك فسوف يساعدك التليفون على أن تكون على معرفة بما يدور أثناء غيابك .
-التليفون أداة لإستمرار العلاقات الودية وتقويتها .
-التليفون وسيلة لصناعة القرارات البسيطة مع الأخرين قبل اللجوء إلى المقابلة أو الاجتماع .
-لا تستخدم التليفون في التفاوض مع طرف آخر لتجعله يغير من رأيه أو موقفه ، فالاتصال البصري أكثر أهمية
 في هذه المواقف .
-لا تستخدم التليفون بدلا من الخطابات الرسمية والتي يترتب عليها إتفاقات مالية أو رسمية هامة
-لا تستخدم التليفون في الرسائل غير العاجلة .
 
5-منظومة المعلومات ...
        إنك في حاجة إلى المعلومات فهي أساس الإدارة الناجحة ، وهناك مشكلات عديدة في طريق الحصول عليها وهناك طرق عديدة تساعدك على تكوين شبكة معلومات يمكنك استخدامها عندما تريد وتسمح للعاملين معك أيضا بالاستفادة بها .
-اعرف كيف يعمل مساعدك والعاملون معك .
 عندما تعرف كيف يعملون فسوف يساعدك ذلك على معرفة كيفية وأماكن حفظ الملفات والأوراق ، وكيفية تكويد البيانات على الكمبيوتر بعد عرضها عليك .
إنك في حاجة للبيانات وبعضها غير موجود وما عليك إلا أن تنتظر أو تتصرف بنفسك أو توجه الآخرين لطريقة حصولهم على المعلومات التي تريدها .
-اجعل العاملون معك على علم بما تفعل .
فلديهم ما يستطيعوا أن يمدوك به من معلومات دون أن تطلب منهم ذلك ، وسوف تزداد سرعة تجاوبهم مع ما تريد ، بل وسوف ينبهونك إلى بعض الأشياء التي تساعدك في الأداء .
-تعلم كيف تستخدم الكمبيوتر .
لا تعتمد على أن هناك من يقوم بهذا العمل لك ، إنها أوقات عصيبة عندما تقف عاجزا عن التعامل مع هذا الجهاز الذي يحوي كل أسرارك لأن أحد معاونيك تأخر أو لم يحضر .
-تعرف على المصادر غير الرسمية للمعلومات من العاملين .
هناك بعض الأشخاص الذين يشكلون مراكز معلومات أو قادة غير رسمية بسبب طبيعة عملهم أو أنهم محل ثقة من الآخرين وعليك أن تقترب منهم بطريقة غير مباشرة .

 

التعليقات


`

اتصل بنا

الفرع الرئيسي

السعودية - الرياض

info.msjed@gmail.com

رؤيتنا : إمام مسجد فاعل ومؤثر

رسالتنا: نقدم برامج تربوية تعيد للمسجد دوره الحقيقي وتسهم في رفع أداء أئمة المساجد حول العالم وتطويرهم ليقوموا بدورهم الريادي في تعليم الناس ودعوتهم على منهج أهل السنة والجماعة وفق خطة منهجية وأساليب مبتكرة.