أعمارنا.. كم نستغل منها؟ وكم نضيع؟

 القاعدة الثالثة:

التخطيط لقضاء الوقت: كثير من الناس يحب أن يعمل أكثر من محبته أن يفكر، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه صواب.

والسر في ذلك أن الإنسان فيه غريزة حب الإنجاز والعجلة ومحبة رؤية ثمرة العمل مبكراً، والعمل يشبع هذه الغريزة، بخلاف التخطيط والتفكير فنتائجه ليست مباشرة ولا تظهر إلا بعد فترة من الزمن.

والـعـمـل بدون تخطيط يأخذ وقتاً أطول مما يستحق، بخلاف العمل المخطط له فهو يأخذ أقل قدر ممكن من الوقت لهذا العمل.

ولذا: فـإن مـضـيـعات الوقت تعترض بكثرة من لا يخطط لوقته، ومن ثم: فهو لم يخطط لإيجاد حلول لها، ولذا يضيع وقته.

ومن يعمل العمل بـدون تخطـيــط تقنعه أقل النتائج الحاصلة، بخلاف من يخطط فإنه لا يرضى إلا بأكبر قدر ممكن من النجاح(8).

-كيف نخطط؟:

1- حدد الأهداف ورتبها حسب الأهمية والأولوية.

2- فكر في الخيارات المطروحة لتحقيق الأهداف واختر أحسنها ثم حدد الوقت بالدقة لتنفيذ الطريقة.

3- حدد المكان المناسب للجميع لتنفيذ العمل.

4- فكر فيمن يقوم بالعمل أنت أو غيرك ومن هو الأصلح في ذلك.

5- افترض حدوث مضيعات للوقت، ومن ثم ابحث لها عن حلول.

6- تجنب الارتجالية في وضع الخطة.

7- لا تعط أي نشاط أكثر من الوقت الذي يستحقه، إذ إن إعطاءه ذلك يعني أن العمل الصغير سوف يتمدد ليملأ الوقت المتاح مع إمكانية الاختصار في الوقت.

8- ضع احتياطات عند فشل النشاط لاستثمار الوقت، فمثلاً عندما يتخلف الطرف الآخر عن الموعد، يفترض أن تستفيد من الوقت وتستثمره في شيء آخر.

9- حاول أن تجمع الأعمال المتشابهة لتقوم بها دفعة واحدة، مثل: إجراء عدة اتصالات هاتفية.

10- تذكر أن بضع دقائق من التفكير توفر بضع ساعات من العمل الشاق، وكما تقول بعض النظريات: إن 80% من الإنتاج تنبع من 20% من العناصر(9).

* القـاعـدة الرابـعــة:

التفويض والتوكيل: يعتبر التوكـيــل الجيد من الأساليب الناجحة لحفظ الوقت، وذلك لأنك تضيف بأوقات الآخرين وقتاً جـديــداً إليك، وتكسب عمراً إلى عمرك المعنوي.

- أسباب الإعراض عن التفويض:

1- المركزية التي يتشبع بها بعض الأشخاص، حيث لا يثق الشخص بأحد البتة، وأضرار هذه المركزية تظهر عندما يصيب الشخص مرض قاهر أوظرف طارئ حيث يتعطل العمل بدونه.

2- الرغبة في تحقيق أكبر قدر ممكن من النجاح.

وهذه نظرة قاصرة، لأن النظرة البعيدة تقضي بأن التفويض وسيلة ناجحة لاحتمال أن يكون المتدرب فيما بعد مثلك في الأداء أو أحسن منك أحياناً، وبالتالي تحافظ على وقتك وتنجز أكثر(10).

* القـاعـدة الخـامســـة:

مضيعات الوقت: مضيعات الوقت داء عضال يشكو منه كل حريص على وقته، وهي قسمان:

1- داخلي من الإنسان نفسه، وينبع هذا غالباً من عدم التخطيط السليم.

2- خارجي من الآخرين: الأسرة والمجتمع.

ومضيعات الوقت قد تكون أموراً نسبية، فمثلاً: قد يأتيك زائر ثقيل الظل بدون ميعاد، ويقتطع جزءاً ثميناً من وقتك، فبينما تشعر أنك على جمر تتلظى، يشعر هو في المقابل بسعادة غامرة وانطباع جيد عن هذا اللقاء.

-مضيعات الأوقات:

1- اللقاءات والاجتماعات غير المفيدة سواءً أكانت عائلية أو غيرها.

2- الزيارات المفاجئة من الفارغين.

3- التردد في اتخاذ القرار.

4- توكيل غير الكفء في القيام بالأعمال، وهو ما يسمى بالتفويض غير الفعال.

5- الاتصالات الهاتفية غير المفيدة.

6- المراسلات الزائدة عن الحد.

7- القراءة غير المفيدة، ويدخل فيها فضول العلم عند تقديمها على الفاضل.

8- بدء العمل بصورة ارتجالية بدون تخطيط ولا تفكير.

9- الاهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية.

10- تراكم الأوراق وكثرتها وعدم ترتيبها.

11- عدم القدرة على قول لا، أو ما يمكن أن نسميه بالمجاملة في إهداء الوقت لكل من هب ودب.

12- التسويف والتأجيل(11).

- كيفية السيطرة على مضيعات الوقت:

1- اجمع البيانات اللازمة عن مضيعات الوقت.

2- حدد سبب تضييع الوقت بدقة.

3- ضع عدداً من الحلول لكل مضيع للوقت ثم اختر أنسبها.

علماً بأن السيطرة على مضيعات الوقت لا يعني بالضرورة إزالتها بالكلية لأن بعض هذه المضيعات ضروري ومهم، ولكن لابد من السيطرة عليه بدلاً من السيطرة علينا.

وقد ذكر المصنفون في هذا الباب حلولاً مستقلة لكل مضيع من المضيعات لم نر متسعاً لذكرها هنا لكثرتها.

إلماحـات مهمـة:

1- إدارة الوقت الناجحة لا تعني بالضرورة تخفيض الوقت اللازم لتنفيذ كل نشاط معين، بل تعني قضاء الكمية المناسبة منه لكل نشاط.

2- يستحيل أن تكون جميع الأعمال في درجة واحدة من الأهمية، وهذا يعني أنه لابد من ترتيب الأولويات.

3- عالج مضيعات الوقت بحلول جذرية لا وقتية.

4- تحكم في الوقت المتاح ولا تترك الوقت هو الذي يتحكم فيك، فبادر بالأعمال وانتهز الفرص.

5- إنما تكمل العقول بترك الفضول؛ الفضول في القول أو الفعل(12).

6- ساعة وساعة: ينبغي للإنسان أن يجعل جزءاً من وقته للـتـرويـح عن نفسه لأن القلب إذا كلّ عمي، وينبغي أن يكون الترويح بشيء مفيد كقراءة الأدب والـشـعـر والـتاريخ، أو الرياضة المفيدة للجسم كالسباحة؛ قال أبو الدرداء: إني لأستجم قلبي بالشيء مــن اللهو ليكون أقوى لي على الحق(13).

7- وإذا كانت النفوس كباراً تعبت في مرادها الأجسام (14)

أصحاب الهمم العالية والمشاريع الطموحة يتعبون أجسامهم ولا تكفيهم الأوقات الـمـتاحة لتحقيق كل طموحاتهم.

8- لكل وقت ما يملؤه من العمل؛ بمعنى أن لكل وقت واجباته، فإذا فُعلت في غير وقتها ضاعت(12).

9- الوقت قطار عابر لا ينتظر أحداً، فإن لم تركبه فاتك.

10- تـذكــر أن أهـم قـاعــدة في إدارة الوقت هي الانضباط الذاتي النابع من إرادة جبارة عازمة على الحفاظ على وقتها متخطية كل العقبات التي تعترض طريقها.

11- اعمل بطريقة أذكى لا بمـشـقـة أكثر كانت هذه العبارة هي شعار الجمعية الأمريكية لتقويم المهندسين كمحاولة منها للتـمـيـيـز بين الشغل والانشغال، وهي تشير إلى التخطيط السليم لكل عمل تعمله(15).

وختاماً أقول: إن من نعمة الله (تعالى) علينا أيضاً أن نوّع لـنا العبادات كي نختار منها ما تقوى عليه نفوسنا، فإذا مللنا نوعاً انتقلنا إلـى آخر، فلله الحمد والشكر على ذلك حمداً كثيراً طيباً مباركاً فيه.

الهوامش :

(1)انظر مثلاً: كتاب قيمة الزمن عند العلماء، عبد الفتاح أبو غدة، وكتاب: سوانح وتأملات في قيمة الزمن، خلدون الأحدب، وغيرهما.

(2)انظر: كتاب أفكار رئيسية في إدارة الوقت، محمد المدني البخاري، ص (12-17).

(3)إدارة الوقت د. نادر أبو شيخة، 95.

(4)إدارة الوقت: د. نادر أحمد أبو شيخة، 98، إدارة الوقت، لمجموعة من الباحثين: ترجـمـــة د. ولـيــد عبد اللطيف هوانة، 347. (5) إدارة الوقت: د. نادر أحمد أبو شيخة، 101.

(6)إدارة الوقت: ترجمة د. وليد عبد اللطيف هوانة، 237 - 244.

(7)أفكار رئيسية في إدارة الوقت، 25، إدارة الوقت - أبو شيخة، 81، إدارة الوقت، د. وليد هوانة، 225.

(8)انظر: إدارة الوقت، ترجمة وليد هوانة، 45، إدارة الوقت، د. أبو شيخة، ص109.

(9)إدارة الوقت، د. أبو شيخة 114، أفكار رئيسية في إدارة الوقت، 53.

(10)إدارة الوقت، هوانة، 377 - 440، إدارة الوقت، أبو شيخة، 239.

(11)أفكار رئيسية في إدارة الوقت، 40، إدارة الوقت، د. أبو شيخة، 125.

(12)سوانح وتأملات في قيمة الزمن، لخلدون الأحدب، 53 - 66.

(13)بهجة المجالس لابن عبد البر، 1/115. (14)ديوان المتنبي، 201.

(15)أنجز أكثر واعمل أقل، بحث قدمه جون. هـ. شريدان، ضمن مـجـمـوع الـبـحـــوث المترجمة، ترجمة وليد هوانة، ص 327، وإدارة الوقت، أبو شيخة، 26.